Orivia Shipping · 1.2.0 · 简明版

Orivia Shipping 一看就懂

一张图看懂:什么时候开 Booking、什么时候用 Shipment Job、什么时候做 Bill of Lading、什么时候才能开 Invoice —— 以及最重要的,为什么要用这个插件。

最重要

为什么要用 Shipping Plugin?

货代每天的难题:一票货的资料散在 Excel、邮件、WhatsApp 和 AutoCount 里,重复打字、容易打错、月底算不清赚多少。Orivia Shipping 把这些收进 AutoCount 里的一个地方。

一句话:少打字、少出错、业务到账务一条龙、每票货看得清、随时可追查。

  • 📦
    一票货一个档案订舱、船期、货柜、货物、提单、SI/VGM、费用、发票全挂在同一个 Shipment Job,不用到处翻找。
  • ⌨️
    资料只填一次Booking 填的客户、港口、船名航次,自动带到 Job、提单和报表 —— 省时,也少打错。
  • 🔗
    业务直通账务核对好的费用,在 AutoCount 用官方转单开 SO → DO → Invoice(不是重新手打),每张发票都追得到是哪票货。
  • 🛡️
    不弄乱会计运输资料存在插件自己的表里,发票仍由 AutoCount 正式产生、正式管理。分工清楚、安全。
  • 🤖
    客户文件自动读客户发来的 PDF 提单或 Excel,自动读出客户、货物、费用,减少重复录入(智能文件导入)。
  • 📊
    一眼看赚不赚每票货 收入 − 成本 = 毛利,一目了然;还有周货量、目标 vs 实际对比报表。
  • 🔍
    有据可查谁改了什么、什么时候、船期为何变、发票属于哪票 —— Activity Log 和 History 都能查。
  • 🧭
    每天知道做什么Dashboard 看待办:未开单的货、逾期的节点、在途的柜,主管一开机就看到。
核心流程

一票货的四大步:什么时候用哪个

记住这条主线就够了。前面是“安排”,后面才是“收钱”;每一步的资料都往下带。

1

订舱

Booking

接到客户委托、还没细操作时,先把需求记下来(客户、港口、船名、预计船期)。

客服
2

工作单

Shipment Job

真正开始操作这票货。货柜、货物、文件、费用全部挂在这里 —— 这票货的总档案。

操作 / 单证 / 财务
3

提单

Bill of Lading

货要装船、需要正式运输凭证时,从 Job 出 B/L;同期准备 SI 和 VGM 给船公司。

单证
4

发票

Invoice

费用都核对好、要正式向客户收钱时,在 AutoCount 开 Invoice。这才是收钱的单。

财务
速查表

什么时候用哪个单据

单据 / 记录什么时候用谁负责一句话记住
Booking订舱记录 刚接到客户委托、还没细操作,先登记需求 客服 接到单,先记下来
Booking Confirmation订舱确认书 Booking 已确认 + 已建 Job 后,给客户或伙伴看安排 客服 / 单证 把安排写成一张纸
Shipment Job工作单 开始真正操作;船期、货柜、文件、费用都在这里 操作 / 单证 / 财务 这票货的总档案
SI / VGM装运指示 / 核实总重 要给船公司制单资料;申报装柜后的总重量 单证 / 操作 给船公司的指示和柜重
Bill of Lading提单 货要装船、需要正式运输凭证 单证 货物的运输凭证
Invoice发票(AutoCount) 费用核对好、正式向客户收钱 财务 正式收钱的单
重点追问

什么时候才能开 Invoice?

发票是最后一步,也是最严格的一步。下面四项齐了,才在 AutoCount 开单。

  • ✓
    费用已录好Job → Charges 里的 SELL 收费:数量、单价、币别、税都填了。
  • ✓
    客户对上账这票货的客户已对应到 AutoCount 的 Debtor(应收客户)。
  • ✓
    费用有项目每一项费用都对应到 AutoCount 的 Item(服务项目)。
  • ✓
    税码已确认税由财务确认,系统不会替你猜税。
在 Job → AutoCount Documents 里走:
SO销售订单
→
DO送货单
→
Invoice发票

也可以 SO → Invoice 直接开,看公司流程。用的是 AutoCount 官方转单,不是重新手打。

关键提醒:保存 Job、打印提单 ≠ 已经开发票。SO 只是“销售安排”,不是收钱;发票只有在 AutoCount 里正式产生才算,收款更是另一回事。开之前先看 AutoCount Documents,避免重复开同一笔。
走一遍

一票货的完整例子

教学例:ABC Trading 把 1 × 40HC 消费品从 Port Klang 运到 Jakarta。金额为虚构练习数字。

1
接单,建 Booking — 填客户、Port Klang → Jakarta、船名 V001、ETD 12 Oct / ETA 15 Oct。 产出:订舱记录
2
Confirm Booking → Create Shipment Job — 资料自动带进 Job,不用重打。 产出:工作单(总档案)
3
出 Booking Confirmation — 给客户确认这次安排。 产出:确认书
4
在 Job 里补运输事实 — 1 × 40HC + 封条、100 箱货物、确认船期。 资料齐全
5
出 Bill of Lading 草稿 → 复核 → 定稿 — 发货人、收货人、货物、柜号核对无误。 产出:提单
6
准备 SI / VGM — 给船公司制单指示,申报货柜总重。 产出:SI、VGM
7
Job → Charges 录费用 — 收入 RM 3,400 − 成本 RM 2,540 = 毛利 RM 860。 看得到赚多少
8
财务开票 — AutoCount Documents:SO → DO → Invoice(RM 3,400)。 产出:正式发票
9
看报表 — Reports:周货量、目标 vs 实际、每票利润。 主管掌握全局
常见疑问

大家最常问的

打印了提单,是不是就能收钱了?

不是。提单(B/L)是货物的运输凭证;要收钱得在 AutoCount 开 Invoice,实际到账又是另一回事。

Booking 和 Shipment Job 有什么不同?

Booking 是“登记委托”(意向,客服先记);Shipment Job 是“执行与归档”(操作中心,所有后续工作都挂在它上面)。由 Booking 一键建 Job,资料会带过去。

一定要先开 Booking 才能建 Job 吗?

不一定,可以直接建 Shipment Job。但如果要出 Booking Confirmation(订舱确认书),就需要先把 Booking 确认并链接到 Job。

每一票都要开 DO(送货单)吗?

不一定。可以 SO → DO → Invoice,也可以 SO 直接 → Invoice,按公司流程和设置决定。

这个插件会改我的 AutoCount 会计数据吗?

不会。运输资料存在插件自己的表里(不碰 AutoCount 核心账务);SO / DO / Invoice 仍由 AutoCount 用官方方式正式产生和管理。

费用漏填成本会怎样?

毛利会被高估。记得把 BUY 成本和 SELL 收费都录进同一个 Job,收入 − 成本 = 毛利 才准确。