1
打开货运菜单Shipping 菜单
👆 点哪里
AutoCount 最上面一排菜单,点 Shipping。
✅ 看到什么
弹出货运菜单:Dashboard、Document Import、Booking、Shipment Jobs、Bill of Lading、Reports、Setup……这就是插件的全部入口。
怎么用这本手册?
从第 1 步开始,照着做。每一步都有三个颜色的标签,看懂它们就够了:
👆 点哪里
⌨️ 填什么
✅ 看到什么
只要屏幕上出现「看到什么」里描述的画面,就表示这一步对了,放心进入下一步。单号(如 BKG、JOB、SO)每次会自动往上加,数字不同是正常的。
我们一起走这一票
下面所有截图都是同一票真实的货。你照着做时换成自己的客户和货就行。
一票出口海运拼柜 —— 从巴生港运到雅加达。
客户:PANDA LOGISTICS SDN BHD(300-P001)
航线:PORT KLANG → JAKARTA
船名 / 航次:EVER ACE / V001
开船 ETD:12/10/2026 到港 ETA:15/10/2026
货柜:TCKU1234567 / 40HC / SEAL001
费用:OCEAN FREIGHT 2000(税 SR-0)
一票货的 6 大步
记住这条主线:先订舱、再开工作档、挂货柜出提单、录好费用、最后到 AutoCount 开单、月底看报表。
1订舱Booking
2工作档Shipment Job
3货柜 + 提单Container + B/L
4录费用Charges
5开单SO → DO → 发票
6看报表Reports
全部步骤
核心主线:走完一票货
15 个小步,从订舱一直做到开发票、看报表。中途任何一步存好就不会丢,随时可以关掉明天再继续。
2
新建订舱 BookingShipping → Booking
👆 点哪里
Shipping 菜单里点 Booking,在订舱列表左上角点 New。
✅ 看到什么
先是一张订舱列表(已有的订舱都在这);点 New 后出现一张空白订舱单,等你填客户和航线。
3
选客户Find Customer
👆 点哪里
点 Find Customer(或客户栏旁边的 … 按钮)。
⌨️ 填什么
在弹出的客户名单里,选 PANDA LOGISTICS SDN BHD,双击或点 OK。
✅ 看到什么
客户名和代码(300-P001)自动填回订舱单。客户只选一次,后面工作档、提单、报表都会自动带上。
4
填航线与船期POL / POD / Vessel / ETD / ETA
👆 点哪里
在订舱单的航线区域,逐格点进去填。
⌨️ 填什么
起运港 POL = PORT KLANG;目的港 POD = JAKARTA;船名 = EVER ACE;航次 = V001;开船 ETD = 12/10/2026;到港 ETA = 15/10/2026。
✅ 看到什么
从「全是空白」变成「每一格都有内容」。对照下面两张图,填满为止。
5
保存订舱Save
👆 点哪里
点最上面的 Save。
✅ 看到什么
系统自动给这张订舱一个单号,例如 BKG-2610-000002。看到单号 = 保存成功。
随时可停:存过之后就算关掉窗口也不会丢,下次从 Booking 列表打开继续。
6
确认订舱Confirm Booking
👆 点哪里
点 Confirm Booking(确认订舱)。
✅ 看到什么
订舱状态从 Draft(草稿)变成 Confirmed(已确认)。确认后才能生成工作档。
什么时候用 Booking? 客户一来问「有没有舱位/订一个柜」,就先开 Booking。它只是「订位子」,还没正式操作货。
7
生成工作档 Shipment Job从订舱一键生成
👆 点哪里
在已确认的订舱上,点生成工作档的按钮(Create Job / 转工作档)。
✅ 看到什么
系统生成一个工作档号,例如 JOB-2610-000002,并打开「Shipment Job 工作台」。订舱里的客户、港口、船期全部自动带过来,不用重打。
什么时候用 Shipment Job? 真正开始操作这票货(配柜、出提单、记费用)就用工作档。它是这票货的「总档案」。
8
加货柜 ContainerContainer 标签页
👆 点哪里
工作台下方点 Container 标签页,新增一行货柜。
⌨️ 填什么
柜号 = TCKU1234567;柜型 = 40HC;封条 Seal = SEAL001。
✅ 看到什么
货柜列表里出现这一行。周货量报表就是靠这里的柜子来统计的。
9
出提单 Bill of LadingCreate / Edit B/L
👆 点哪里
点 Create / Edit B/L,生成这票货的提单;要看样子就点 Preview(预览)。
✅ 看到什么
生成提单号,例如 BL-2610-000002。预览出来的草稿上有大大的 DRAFT(草稿) 水印 —— 表示还没正式签发,可以放心检查。
什么时候用 Bill of Lading? 货配好柜、资料齐了,要给船公司/客户出提单时,就在工作档里出 B/L。它是运输单证,不是账单。
10
录费用 ChargesCharges 标签页
👆 点哪里
工作台点 Charges 标签页,新增一行费用,方向选 SELL(卖给客户)。
⌨️ 填什么
费用代码 = OFRT(OCEAN FREIGHT 海运费);金额 = 2000;税码 = SR-0。
✅ 看到什么
保存后,系统自动算出 收入 2000、成本 0、毛利 GP 2000。这票货赚多少,当场看得到。
关键:只有先录好「卖给客户」的费用(SELL),后面才开得出发票 —— 发票的金额就是从这里来的。
11
开销售订单 Sales OrderAutoCount Documents 标签页
👆 点哪里
工作台点 AutoCount Documents 标签页,再点 Create Sales Order。弹出确认窗口时点 Yes。
✅ 看到什么
系统在 AutoCount 里正式开出一张销售订单,例如 SO-000005,金额 MYR 2000。列表里这行显示 VERIFIED(已核对) —— 表示金额与工作档对得上。
为什么从 SO 开始? AutoCount 的标准流程是 销售订单 → 交货单 → 发票,一步步「转」下来,每张单都连得上,查账清楚。插件用的是 AutoCount 官方转单,不是重新手打。
12
转交货单 SO → DOTransfer → Delivery Order
👆 点哪里
选中 SO 那一行,点 Transfer…。弹出「Transfer to」窗口,选 Delivery Order,点 OK;再确认一次点 Yes。
✅ 看到什么
提示 Delivery Order DO-000005 — Created, verified and linked(已生成、已核对、已关联)。列表里多出一行 DO。
13
转发票 DO → InvoiceTransfer → Sales Invoice
👆 点哪里
选中 DO 那一行,点 Transfer…。这次「Transfer to」默认就是 Sales Invoice,点 OK → Yes。
✅ 看到什么
提示 Sales Invoice I-000007 — Created, verified and linked。至此 SO → DO → 发票 一条链全部开好,每行都是 VERIFIED。
什么时候可以开 Invoice? 费用(SELL)录好 + 客户资料齐 → 开 SO → 转 DO → 转发票。顺着做下来就对了。
14
查看单据链View Summary
👆 点哪里
点 View Summary,查看某张单的来龙去脉;最后别忘了点 Save 保存工作档。
✅ 看到什么
一张小结:这张发票 I-000007、金额 MYR 2000、来源是 DO-000005、状态 VERIFIED。哪张单从哪来,一清二楚。
15
跑报表Shipping → Reports
👆 点哪里
Shipping 菜单点 Reports,在报表清单里选一个,例如 Weekly Export Volume(周出口货量)。设好年份/周数/口径后点 Refresh,要导出就点 Export Excel 或 Export PDF。
✅ 看到什么
一张「客户 × 周」的货量矩阵表。底部还能看到纳入/排除了哪些柜,双击某一格能看到背后的柜子明细。
口径(Volume Basis):Sailed=按实际开船、Loaded=按装柜、Booked=按订舱。还没开船的货用 Sailed 口径会显示 0,是正常的。
智能文件导入:让系统替你读客户文件
客户发来的 PDF 提单或 Excel,不用再一个字一个字敲。上传 → 系统自动读出字段 → 你核对 → 一键生成单据。走 上传 ▸ 抽取 ▸ 匹配 ▸ 复核 ▸ 过账 五步。
A
打开智能文件导入Shipping → Document Import
👆 点哪里
Shipping 菜单点 Document Import。
✅ 看到什么
导入窗口打开,最上面一行就是五步:1 Upload ▸ 2 Extract ▸ 3 Match ▸ 4 Review ▸ 5 Post。现在还没有文件,显示「No document loaded」。
B
上传客户文件Upload
👆 点哪里
点 Upload…,选客户发来的 PDF 或 Excel(本例:一张 ATS 提单 PDF)。
✅ 看到什么
如果这个文件以前导过,系统会提示 Already Imported(已导入过),并直接打开上次那条记录 —— 不会重复生成。这就是防呆:同一份文件不会被导两次。
C
自动抽取字段Extract + Match
✅ 看到什么
右边自动列出从文件里读到的字段 —— 本例读出 26 个字段:提单号、Shipper、Consignee、起运/目的港、船名航次、柜号柜型、件数毛重、HS Code……左边是原文,方便对照。
⌨️ 填什么
基本不用填。顶部会显示「Detected customer(识别到的客户)」并自动匹配到 AutoCount 的客户(本例 300-P001)。读错或没读到的,才需要你手工改,系统不会乱猜。
D
检查要生成的单据Targets & Posting
👆 点哪里
点 Targets_Posting 标签页,勾选要生成的单据,再点 Post Selected 过账。
✅ 看到什么
系统列出可生成的单据并自动校验:本例 工作档 / 订舱确认 / 提单(Orivia)都 ✓ 可以生成;但 SO / DO / 发票(AutoCount)被挡住 ✗,原因写得很清楚:No charge lines to post(没有费用行)。
为什么这样设计? 发票关系到钱和账,系统宁可挡住也不乱开。要开 AutoCount 的 SO/DO/发票,文件里必须有有效的费用行。
E
导入历史Import History
👆 点哪里
点 Import History 标签页。
✅ 看到什么
每一次导入都留痕:文件名、类型、用的模板、单号、状态(Ready / Posted)、客户、日期。随时能查谁在什么时候导了什么、过账了没有。
记住这几句口诀
先订舱,再开档问舱位 → Booking;真正操作货 → Shipment Job。
提单是单证,不是账单Bill of Lading 给船司/客户看;收钱要走发票。
先录费用,才开得了票Charges 里录 SELL → 才有发票金额。
SO → DO → 发票,顺着转用 AutoCount 官方转单,张张关联,不重打。
资料只填一次订舱填的,自动带到工作档、提单、报表。
看到 VERIFIED 就放心表示金额对得上、已关联。
常见问题
单号和截图里的不一样,是出错了吗?
不是。BKG / JOB / SO / DO / 发票 的号码是系统自动往上加的,你操作时数字和截图不同完全正常,只要流程画面对得上就行。
Booking、Shipment Job、Bill of Lading 到底有什么区别?
Booking = 订位子(客户要舱/要柜时先开);Shipment Job = 这票货的总档案(真正操作货、记费用、出单都在这);Bill of Lading = 运输提单(单证,给船司/客户),不是账单。
什么时候才能开 Invoice(发票)?
先在工作档 Charges 里录好「卖给客户」的费用(SELL)→ 在 AutoCount Documents 开 Sales Order → 转 Delivery Order → 转 Sales Invoice。没有费用行,系统会挡住不让开。
为什么要绕 SO → DO → 发票,不直接开发票?
这是 AutoCount 的标准单据流,张张相连、查账清楚。插件用的是 AutoCount 官方「转单」功能,金额自动带、自动核对(VERIFIED),不是重新手打,也不会算错。
智能文件导入会不会把同一份文件导两次?
不会。系统记得导过的文件,再传一次会提示「Already Imported」并打开旧记录。要开 AutoCount 的 SO/DO/发票,文件里还必须有有效费用行,否则自动拦下。
做到一半能停吗?会丢吗?
能停、不会丢。每一步 Save 过就存进数据库了,关掉窗口明天再从列表打开继续即可。
报表里数字是 0?
多半是「口径」问题。周货量报表默认 Sailed(按开船)口径,货还没开船就显示 0;改成 Booked(按订舱)或等开船后再看即可。