Orivia Shipping · 1.2.0 · Panduan Ringkas

Orivia Shipping Terus Faham

Satu halaman untuk faham semuanya: bila buka Booking, bila guna Shipment Job, bila buat Bill of Lading, dan bila baru boleh keluarkan Invois — serta yang paling penting, kenapa guna plugin ini.

Paling penting

Kenapa guna Shipping Plugin?

Masalah harian forwarder: maklumat satu penghantaran bertaburan dalam Excel, e-mel, WhatsApp dan AutoCount — taip berulang, mudah silap, hujung bulan susah kira untung. Orivia Shipping kumpulkan semua ini di satu tempat dalam AutoCount.

Satu ayat: kurang taip, kurang silap, operasi terus ke akaun, setiap penghantaran jelas, boleh jejak bila-bila masa.

  • 📦
    Satu penghantaran, satu failTempahan, jadual kapal, kontena, kargo, B/L, SI/VGM, caj dan invois semua tergantung pada Shipment Job yang sama — tak payah cari merata.
  • ⌨️
    Isi maklumat sekali sahajaPelanggan, pelabuhan, nama kapal/voyage yang diisi di Booking terus dibawa ke Job, B/L dan laporan — jimat masa, kurang silap taip.
  • 🔗
    Operasi terus ke akaunCaj yang sudah disemak, dalam AutoCount guna transfer rasmi untuk keluarkan SO → DO → Invois (bukan taip semula), setiap invois boleh dijejak milik penghantaran mana.
  • 🛡️
    Tak kacau perakaunanData penghantaran disimpan dalam jadual plugin sendiri; invois tetap dijana dan diurus secara rasmi oleh AutoCount. Pembahagian jelas dan selamat.
  • 🤖
    Baca fail pelanggan automatikPDF B/L atau Excel daripada pelanggan dibaca automatik untuk pelanggan, kargo dan caj — kurang kemasukan berulang (Smart Document Import).
  • 📊
    Nampak untung sekali pandangSetiap penghantaran: Hasil − Kos = Untung kasar, jelas; ada juga laporan volum mingguan dan sasaran vs sebenar.
  • 🔍
    Ada bukti, boleh jejakSiapa ubah apa, bila, kenapa jadual kapal berubah, invois milik penghantaran mana — Activity Log dan History boleh semak.
  • 🧭
    Setiap hari tahu buat apaDashboard tunjuk tugasan: kargo belum invois, tempoh lewat, kontena dalam perjalanan — ketua nampak sebaik buka.
Aliran teras

Empat langkah besar: bila guna yang mana

Ingat garis utama ini sahaja. Depan "urus", belakang baru "kutip duit"; maklumat setiap langkah dibawa ke bawah.

1

Tempahan

Booking

Terima arahan pelanggan, belum operasi terperinci — rekod dulu keperluan (pelanggan, pelabuhan, nama kapal, anggaran jadual).

Khidmat Pelanggan
2

Fail Kerja

Shipment Job

Mula operasi sebenar penghantaran ini. Kontena, kargo, dokumen, caj semua tergantung di sini — fail induk penghantaran.

Operasi / Dokumentasi / Kewangan
3

Bil Muatan

Bill of Lading

Bila kargo nak dimuat naik kapal dan perlu dokumen pengangkutan rasmi, keluarkan B/L dari Job; sediakan SI dan VGM untuk syarikat pelayaran.

Dokumentasi
4

Invois

Invoice

Bila semua caj disemak dan nak kutip bayaran rasmi daripada pelanggan, keluarkan Invois dalam AutoCount. Ini baru dokumen kutip duit.

Kewangan
Jadual ringkas

Bila guna dokumen yang mana

Dokumen / RekodBila gunaSiapa jagaIngat satu ayat
BookingRekod tempahan Baru terima arahan pelanggan, belum operasi — daftar keperluan Khidmat Pelanggan Dapat order, rekod dulu
Booking ConfirmationSurat pengesahan tempahan Selepas Booking disahkan + Job dibuat, tunjuk aturan kepada pelanggan/rakan Khidmat Pelanggan / Dokumentasi Tulis aturan jadi sekeping
Shipment JobFail kerja Mula operasi sebenar; jadual, kontena, dokumen, caj semua di sini Operasi / Dokumentasi / Kewangan Fail induk penghantaran
SI / VGMArahan pemuatan / berat disahkan Beri maklumat buat dokumen kepada syarikat pelayaran; isytihar berat selepas muat Dokumentasi / Operasi Arahan & berat kontena
Bill of LadingBil muatan Kargo nak dimuat naik kapal, perlu dokumen pengangkutan rasmi Dokumentasi Dokumen pengangkutan kargo
InvoiceInvois (AutoCount) Caj disemak, kutip bayaran rasmi daripada pelanggan Kewangan Dokumen kutip duit rasmi
Soalan penting

Bila baru boleh keluarkan Invois?

Invois ialah langkah terakhir, juga paling ketat. Empat perkara di bawah lengkap dulu, baru keluarkan dalam AutoCount.

  • ✓
    Caj sudah diisiCaj SELL dalam Job → Charges: kuantiti, harga seunit, mata wang, cukai semua diisi.
  • ✓
    Pelanggan dipadankanPelanggan penghantaran ini sudah dipadan ke Debtor (pelanggan akaun belum terima) dalam AutoCount.
  • ✓
    Caj ada ItemSetiap caj dipadan ke Item (item perkhidmatan) dalam AutoCount.
  • ✓
    Kod cukai disahkanCukai disahkan oleh Kewangan; sistem tidak teka cukai untuk anda.
Dalam Job → AutoCount Documents, jalankan:
SOPesanan Jualan
→
DONota Penghantaran
→
InvoiceInvois

Boleh juga SO → Invoice terus, ikut aliran syarikat. Guna transfer rasmi AutoCount, bukan taip semula.

Peringatan utama: Simpan Job, cetak B/L ≠ sudah keluarkan invois. SO hanya "aturan jualan", bukan kutip duit; invois hanya sah bila dijana rasmi dalam AutoCount, dan terima bayaran pula perkara lain. Sebelum keluarkan, semak AutoCount Documents dulu supaya tak keluarkan dua kali.
Jalan sekali

Contoh satu penghantaran penuh

Contoh pengajaran: ABC Trading hantar 1 × 40HC barang pengguna dari Port Klang ke Jakarta. Jumlah adalah nombor latihan rekaan.

1
Terima order, buat Booking — isi pelanggan, Port Klang → Jakarta, kapal V001, ETD 12 Okt / ETA 15 Okt. Hasil: rekod tempahan
2
Confirm Booking → Create Shipment Job — maklumat dibawa terus ke Job, tak payah taip semula. Hasil: fail kerja (fail induk)
3
Keluarkan Booking Confirmation — sahkan aturan ini kepada pelanggan. Hasil: surat pengesahan
4
Lengkapkan fakta pengangkutan dalam Job — 1 × 40HC + segel, 100 kotak kargo, sahkan jadual kapal. Maklumat lengkap
5
Keluarkan draf Bill of Lading → semak → muktamad — pengirim, penerima, kargo, nombor kontena disemak betul. Hasil: Bil Muatan
6
Sediakan SI / VGM — arahan buat dokumen untuk syarikat pelayaran, isytihar berat kontena. Hasil: SI, VGM
7
Job → Charges isi caj — Hasil RM 3,400 − Kos RM 2,540 = Untung kasar RM 860. Nampak untung berapa
8
Kewangan keluarkan invois — AutoCount Documents: SO → DO → Invoice (RM 3,400). Hasil: invois rasmi
9
Lihat laporan — Reports: volum mingguan, sasaran vs sebenar, untung setiap penghantaran. Ketua pegang keseluruhan
Soalan lazim

Yang paling kerap ditanya

Cetak B/L, maksudnya boleh kutip duit?

Tidak. Bill of Lading (B/L) ialah dokumen pengangkutan kargo; untuk kutip duit, keluarkan Invois dalam AutoCount, dan terima bayaran pula perkara lain.

Apa beza Booking dan Shipment Job?

Booking ialah "daftar arahan" (niat, CS rekod dulu); Shipment Job ialah "laksana & failkan" (pusat operasi, semua kerja seterusnya tergantung padanya). Dari Booking, satu klik buat Job dan maklumat dibawa.

Mesti buka Booking dulu baru boleh buat Job?

Tak semestinya, boleh terus buat Shipment Job. Tetapi jika nak keluarkan Booking Confirmation, perlu sahkan Booking dan pautkan ke Job dahulu.

Setiap penghantaran mesti keluarkan DO (nota penghantaran)?

Tak semestinya. Boleh SO → DO → Invoice, boleh juga SO terus → Invoice, ikut aliran dan tetapan syarikat.

Plugin ini ubah data perakaunan AutoCount saya?

Tidak. Data penghantaran disimpan dalam jadual plugin sendiri (tidak sentuh akaun teras AutoCount); SO / DO / Invoice tetap dijana dan diurus secara rasmi oleh AutoCount.

Macam mana kalau terlupa isi kos caj?

Untung kasar akan terlebih kira. Ingat masukkan kos BUY dan caj SELL dalam Job yang sama; Hasil − Kos = Untung kasar barulah tepat.